Lo smart working, meglio conosciuto come “lavoro agile”, è una modalità di lavoro che fa della flessibilità spazio-temporale il suo punto di forza. Tra il 2020 e il 2021 ha trovato ampia applicazione in Italia, promuovendo un approccio al lavoro innovativo. Ha consentito ad aziende private e pubbliche amministrazioni di svolgere le proprie mansioni e raggiungere i propri obiettivi fuori dagli spazi lavorativi.
Lo stato di emergenza nazionale ha costretto alla proroga dello smart working semplificato nel settore privato e delle pubbliche amministrazioni fino al 31 dicembre 2021. Tale decisione ministeriale: da un lato va incontro alla ripresa delle attività economiche e sociali nel pieno rispetto delle misure per il contrasto e il contenimento del Covid-19, dall’altro scioglie ogni dubbio sulla necessità di avere a disposizione una buona connessione internet, anche a casa.
Per facilitare la comprensione della proroga MeglioQuesto ha approfondito nel dettaglio il comunicato del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali in cui si annuncia la proroga smart working 2021 all’interno di aziende private e pubbliche amministrazioni.
Smart working proroga
La Commissione Affari Sociali della Camera ha recentemente approvato la conversione in Legge del Decreto Riaperture. Con un emendamento è stata annunciata la proroga – dal 31 luglio 2021 al 31 dicembre 2021 – dello smart working semplificato nel settore privato e nel settore delle pubbliche amministrazioni. La nuova legge – Legge 17 giugno 2021, n°87 – è stata pubblicata il 22 giugno 2021 sulla Gazzetta Ufficiale.
La proroga contenuta nell’emendamento al Disegno di Legge di conversione in Legge del Decreto Riaperture estende fino al 31 dicembre 2021 le seguenti disposizioni per il settore privato, operando sull’applicazione dell’articolo 90, commi 3 e 4, del Decreto Rilancio:
- i datori di lavoro possono adottare lo smart working nel caso di rapporti di lavoro subordinati, anche in assenza di accordi individuali con il lavoratore;
- l’informativa per la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore che svolge le proprie mansioni in smart working è resa disponibile e assolta in via telematica attraverso il sito internet INAIL;
- i datori di lavoro hanno l’obbligo di comunicare al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi di coloro che lavorano in smart working e la data di inizio e cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, compilando apposita documentazione disponibile nel sito internet del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Nel settore della pubblica amministrazione, la conversione in Legge del Decreto Riaperture assorbe alcune disposizioni del Decreto Proroghe, fissando al 31 dicembre 2021 il venir meno della possibilità di attivare la procedura semplificata di smart working nel settore pubblico. Quest’ultima prevede che le pubbliche amministrazioni organizzino il lavoro agile dei propri dipendenti seguendo una regolamentazione semplificata:
- l’organizzazione del lavoro dei dipendenti e l’erogazione dei servizi necessari ad un corretto svolgimento delle mansioni deve basarsi sulla flessibilità oraria, giornaliera e settimanale;
- le pubbliche amministrazioni devono programmare momenti di confronto con i dipendenti non solo in presenza, ma anche e soprattutto in via telematica;
- l’erogazione dei servizi rivolti ai cittadini e alle imprese deve poter essere garantita con continuità, regolarità ed efficienza;
- le pubbliche amministrazioni devono redigere il piano organizzativo del lavoro agile (POLA). Entro il 31 dicembre 2021 è obbligatoria la compilazione di tale documento, necessario per esplicare le modalità attraverso cui viene attuato lo smart working nel settore pubblico.
- il Decreto smart working prevede che almeno il 15% dei dipendenti possa avere accesso alle attività lavorative in smart working e che ciascuno di essi non venga penalizzato in termini di carriera professionale;
- le pubbliche amministrazioni devono definire le procedure organizzative, stabilire i requisiti tecnologici, schedulare i percorsi di formazione dedicati ai dipendenti e scegliere gli strumenti da utilizzare per misurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Che si tratti di smart working semplificato nel settore privato o di lavoro agile nel settore delle pubbliche amministrazioni, la proroga dello stato di emergenza smart working prevede che il datore di lavoro consegni al lavoratore un’informativa all’interno della quale sono indicati i rischi connessi a questa particolare modalità di prestazione di lavoro. Inoltre, prevede che egli sia responsabile della sicurezza e dell’equipaggiamento del lavoratore, il quale deve essere dotato di strumenti tecnologici adeguati. Ciò che è necessario da parte del lavoratore è garantire al datore di lavoro affidabilità e cooperazione.
Smart working procedura semplificata
Le procedura semplificata per l’attivazione di una prestazione di lavoro in smart working si basa sulla flessibilità organizzativa, sulla sottoscrizione volontaria dell’accordo tra datore di lavoro e lavoratore e sull’utilizzo di strumenti tecnologici all’avanguardia che possano consentire al lavoratore di svolgere le proprie mansioni anche da remoto.
Al fine di facilitare il ricorso allo smart working prorogato per aziende private e pubbliche amministrazioni, la legge è intervenuta mettendo a punto una procedura semplificata di accesso, la quale non richiede l’obbligo di un accordo preventivo tra dipendente e datore di lavoro. La proroga dello stato di emergenza smart working fino al 31 dicembre 2021 e la procedura semplificata delineata prevedono che i datori di lavoro organizzino il lavoro dei propri dipendenti in assenza di vincoli spazio-temporali e secondo la definizione di fasi, cicli e obiettivi da raggiungere.
L’attivazione dello smart working semplificato non prevede più l’accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente e non costringe più a seguire il vecchio iter di comunicazione previsto per notificare al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali l’organizzazione lavorativa interna. Molto dispendioso in termini di tempo, è stato sostituito da una procedura semplificata che prevede la compilazione e l’invio di due documenti sottoscritti: un file Excel contenente l’elenco dei lavoratori in smart working e un modello di comunicazione che funge da crono-programma per organizzare i periodi di lavoro svolti in smart working. Tutta l’apposita documentazione dovrà, successivamente, essere inoltrata attraverso il portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali dedicato, accedendo tramite credenziali SPID, CIE ed eIDAS.
La Legge 17 giugno 2021, n°87 promuove, inoltre, l’investimento nelle soluzioni digitali. Ciò non solo per quanto riguarda i momenti di interlocuzione con i lavoratori – da organizzare preferibilmente in via telematica e non in presenza – ma anche gli strumenti tecnologici da fornire a ciascuno di essi. Al di là dell’equipaggiamento fornito dal datore di lavoro, il quale deve includere smartphone, pc o tablet, oggi più che mai è necessario, soprattutto quando lo smart working prorogato ha luogo all’interno della propria abitazione, disporre di un’ottima connessione ad internet.
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Smart working privati
La proroga dello smart working fino al 31 dicembre 2021 coinvolge non solo le pubbliche amministrazioni e i loro assetti organizzativi, ma anche i lavoratori delle aziende private. Le misure messe a punto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali prevedono il prolungamento del lavoro agile subordinato fino a fine anno, senza la necessità di un accordo individuale con i lavoratori.
I lavoratori di aziende private che hanno diritto allo smart working sono tutti coloro che hanno necessità di badare ai propri figli minori di 14 anni durante il periodo di sospensione scolastica, figli disabili o figli in quarantena. Il diritto al lavoro agile, tuttavia, vale solo per uno dei genitori: se uno dei due offre una prestazione lavorativa in smart working per aziende private, l’altro non potrà chiedere alla propria impresa l’accesso alla modalità di lavoro agile.
Nel settore privato, fino al 31 dicembre 2021, dunque, è possibile utilizzare la procedura di comunicazione semplificata per notificare al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali il ricorso allo smart working. L’emendamento smart working aziende private prevede che il datore di lavoro non sia obbligato ad allegare eventuale accordo con il lavoratore per l’attivazione smart working. Piuttosto, egli ha il dovere di provvedere al download e alla compilazione dell’apposita modulistica facilmente reperibile all’interno del sito web del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Attraverso questa documentazione egli avrà la possibilità di comunicare l’elenco di tutti i lavoratori coinvolti nella modalità di lavoro agile.
Nel caso in cui la prestazione di lavoro in smart working dovesse cessare o fosse necessario effettuare eventuali modifiche, il datore di lavoro potrà intervenire sulle dinamiche di organizzazione lavorativa tenendo traccia delle variazioni attraverso una comunicazione massiva semplificata oppure attraverso una comunicazione massiva o singola di modifica, procedura ordinaria adottata nel periodo precedente alla pandemia Covid-19.
